Khởi tạo một tài khoản email thật sự phù hợp để dùng với mục đích giao tiếp trong công việc. Email càng dễ nhận diện, càng tạo thiện cảm cho người nhận. Tránh sử dụng những nick-name đời thường (cuncon@…, pefifi@…, gauteddy@…) hay một cụm từ cảm tính, gây sốc (emgaicodon@…, gaixiteen_timtraisanhdieu@…. ), bởi đôi khi điều đó sẽ tạo nên sự hiểu lầm không đáng có.
To đúng người, CC cẩn trọng, và BCC đúng lúc?
To (gửi tới): ai là người được nhận thư này? Hãy xác định và điền đúng địa chỉ.
CC (đồng kính gửi): là công cụ để bạn gửi email cho nhiều người và nhiều người ấy được biết địa chỉ thư điện tử của nhau. CC phát huy hữu hiệu khi làm việc nhóm thông qua email.
BCC (ẩn đi địa chỉ người cùng nhận): Đây là công cụ để bạn giấu đi danh sách những người cùng nhận email này. BCC giúp tạo cảm giác yên tâm và tin tưởng cho người nhận vì địa chỉ email của mình không bị “phát tán”rộng rãi. Nếu tinh tế, bạn sẽ nhận ra, sử dụng CC vô tội vạ, bạn đã vô tình chia sẻ dữ liệu (database) cho những spamner, và rước bực bội về cho bạn bè khi họ liên tục phải nhận thư rác.
Hạn chế: VT (Viết tắt). Viet khong dau, và IN HOA TOÀN TẬP!
Subject (Tiêu đề): Thông thường, hai điểm mà người ta hay nhìn vào để phân loại Thư rác một cách nhanh chóng: Địa chỉ email gửi tới và phần tiêu đề. Vì thế, ở mục này, người soạn mail không được để trống! Không dùng chủ đề chung chung, tránh dùng từ ngữ không dứt khoát và ở thể bị động (Mong anh chị bớt chút thời gian, Xin chào, Em hỏi một tí…)
o Tiêu đề nên đảm bảo “gãy gọn, đủ ý”, dùng những từ “đắt nhất” để đi thằng vào nội dung, đồng thời tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm sau này. (Đơn xin ứng tuyển vị trí Giám sát bán hàng)
o Để thu hút và kích thích người nhận mail nhanh chóng click chuột, hãy thử dùng Cap Lock hoặc 2 kí tự sau [], “” làm nổi bật một số từ khóa. ([Truyện ngắn]_NẮNG KHUYA_Huyền Anh)
Attach a file (Tài liệu đính kèm): Hạn chế sử dụng mục này nếu như nội dung có thể diễn đạt trực tiếp trong phần nội dung thư. Khi bắt buộc phải sử dụng, hay cân nhắc về:
o Tên tệp đính nên biểu thị một phần nội dụng, rất nhiều trường hợp “hồn nhiên” để tên không ăn nhập gì với thông tin trong tệp, khiến người nhận hoài nghi không tải về hoặc không mở.
o Nên dùng dạng tệp thông dụng (.doc, .xls, .ppt, .jpg…). Dẫu biết rằng, Office 2007, 2010 đang dần trở nên thông dụng, song Office 2003 vẫn là sự lựa chọn tối ưu để hầu hết máy nào cũng đọc được.
Kiểm tra thật kĩ tập tin muốn gửi đi, tránh trường hợp “râu ông này cắm cằm ba kia” hoặc quên đính kèm file nếu bạn không muốn bị chụp mũ hình ảnh một anh chàng/ cô nàng hậu đậu, đãng trí. Mẹo nhỏ cho bạn là hãy đính kèm file trước khi soạn thư, vì thường chúng ta vẫn làm theo quán tính, soạn xong nội dung thư là bấm Send ngay tức khắc!
Soạn thư:
o Nội dung cũng cần trình tự và logic: (1) Bắt đầu bằng câu chào hỏi (Chào anh/chị…,); (2) Trình bày nội dung súc tích; (3) Kết thúc bằng lời chào lịch sự, mong muốn nhận phản hồi cùng lời chúc.
o Một bức thư thanh nhã luôn được đánh giá cao: sai lỗi chính tả, viết hoa toàn bộ nội dung, sử dụng font chữ bay nhảy, to nhỏ không đều; áp dụng bừa bãi hiệu ứng in đậm, in nghiêng, màu sắc, và biểu tượng cảm xúc… là những yếu tố gây tức mắt và tạo hiệu ứng tâm lý tiêu cực cho người đọc.
Hãy tập dùng Microsoft Office Outlook để quàn lý và tạo email chuyên nghiệp hơn!
Củng cố niềm tin bằng chữ kí:
Google “Cài đặt chữ kí cá nhân trong email” để biết cách lồng thông tin của mình vào cuối thư: Tên, chức vụ, số điện thoai liên lạc, đơn vị công tác … hay thậm chí là một câu châm ngôn sống. Chiếc “name-card” bé bỏng này sẽ giúp bạn không chỉ cung cấp thông tin liên lạc cho người nhận mail mà còn gây thiện cảm, tạo độ an toàn trong tâm lý.
3 Không 1 Có?
- Không nên lạm dụng quá đà email tự động phản hồi. Khi phản hồi, nên dùng chính email đã gửi về để đáp , giữ lại nội dung trong mail trước để tiện theo dõi quá trình trao đổi
- Không nên viết email khi đang nóng giận. Hãy cứ viết, rồi lưu vào trong Drafts, khi nào thật bình tĩnh, xem lại và gửi đi.
- Không để người khác chờ đợi email phản hồi trong-mỏi-mòn.
- Có thể thu hồi email đã gửi? Có! Nếu sử dụng Gmail: Settings -> Labs -> Undo Send -> Enable -> Save changes. Chỉ có 5s để bấm lệnh Undo và sửa chữa lồi lầm thôi nhé!
Với một người đang xin việc, email là cách vừa thể hiện bản thân và vừa chạm tới chiếc ghế mong muốn nhanh nhất! Và với ai cũng vậy, email đúng cách là tôn trọng bản thân và tôn trọng đối tác!
Ảnh bìa: Igor Stevanovic
Thế giới gia đình (05/09/2012)
